La société SEGEF a mis en place sa GTA Horsys avec CIAG

Suite à un appel d’offres qui a abouti à la sélection de la solution de gestion des temps et des activités HORSYS et sur les conseils de l’éditeur ASYS, SEGEF confie alors la mise en oeuvre et le déploiement du projet à un prestataire régional, CIAG, pour des raisons de proximité évidentes.

Témoignage client – Planification & Gestion des Temps avec Horsys

Le Groupe SEGEF avait pour ambition de mettre en place un système qui lui permette d’optimiser la gestion de ses équipes (350 personnes) au sein de ses différentes enseignes, avec pour objectif d’améliorer la profitabilité de chacune d’elle. Fédérant 6 magasins INTERSPORT et 1 magasin à Toulouse dédié à l’équipement de la maison, SEGEF souhaitait, au-delà de l’harmonisation de ses process, doter ses managers des outils nécessaires à la gestion de leurs collaborateurs (présence et absences). La solution choisie devait pouvoir communiquer avec le système de gestion de la paie en place et tenir compte des contraintes légales liées aux différentes conventions collectives, tout en proposant une interface utilisateur intuitive et facilement personnalisable pour optimiser la présence des vendeurs au contact des clients.

À propos de SEGEF

Un Groupe régional & indépendant implanté en région Midi-Pyrénées en quelques chiffres :

• 2 enseignes
• 7 sites
• 18.000 m²
• 350 salariés

Le Groupe SEGEF intervient dans la distribution spécialisée d’articles de sport et loisirs avec 6 magasins grand format sous l’enseigne INTERSPORT ainsi que dans l’équipement pour la maison avec 1 magasin sous l’enseigne MIDICA. Le Groupe SEGEF propose plusieurs services en support à ses magasins > des prestations administratives et informatiques via la holding > des prestations de formations par l’organisme de formation SEGEF OF.

Groupe SEGEF – Pourquoi choisir la solution Horsys ?

Chantal FRAYSSINET, Responsable Administrative et des Ressources Humaines chez SEGEF, précise : « Nous avons, à l’époque, souhaité impliquer les utilisateurs dans la validation de notre démarche et avons créé, au-delà de l’équipe projet, des groupes de travail qui nous ont accompagnés dans la validation des pré-requis & du choix final de la solution. ».
Interfacé avec le système de gestion de la paie existant, HORSYS a d’abord été déployé sur un seul site, un magasin INTERSPORT, afin de subir une série de tests entre avril et août 2008, puis a été étendue à l’ensemble des magasins au mois de septembre suivant. Cette phase de validation a duré jusqu’à la fin de l’année 2008, ce qui a permis de faire remonter et de résoudre les problèmes rencontrés au niveau de chaque enseigne. Parallèlement, les utilisateurs ont été formés à l’utilisation de l’outil et ont bénéficié de support, sous la forme d’un livret de formation répertoriant ‘les incontournables’ ainsi que d’une hot line spécifique. Aujourd’hui , chaque Directeur de magasin dispose d’un accès à la solution, ce qui lui permet de saisir directement les données relatives à la présence et aux absences de ses collaborateurs et de pouvoir faire face, très rapidement, aux situations non prévues. Ce faisant, cela lui permet également d’être plus autonome, de se sentir davantage responsable et de disposer d’une meilleure visibilité des différentes périodes d’activités propres à son établissement.

Déroulement du projet entre CIAG et le groupe SEGEF

Suite au projet SIRH lancé en 2003 au niveau du Groupe, la mise en oeuvre d’un outil dédié à la gestion des plannings a donc débuté au 1er semestre 2008. Motivée par la recherche d’une performance accrue, cette nouvelle étape visait, avant tout, à optimiser la gestion des temps des personnels travaillant au sein des différents magasins du Groupe, pour un meilleur service aux clients et une meilleure rentabilité. Chantal FRAYSSINET déclare : « Confrontés à une importante diversité en termes d’interlocuteurs, ainsi qu’à une grande disparité au niveau des process développés par ces mêmes interlocuteurs, nous souhaitions harmoniser nos outils de gestion et les reportings en découlant, afin de pouvoir proposer une vue d’ensemble à notre Direction. Par ailleurs, les outils mis en place devaient permettre une gestion ‘temps réel’ et évolutive de nos salariés, afin que chaque responsable puisse réagir rapidement en cas d’imprévus et se sentir responsable de la gestion de ses équipes et de ses activités. ».

Le périmètre du projet

• 6 magasins INTERSPORT & 1 grand magasin spécialisé dans l’équipement de la maison, tous situés en région Midi-Pyrénées
• Plus de 350 collaborateurs
• 58 utilisateurs, dont 14 au siège du Groupe.

Les bénéfices de l’interfaçage d’Horsys

Grâce à l’interfaçage d’HORSYS avec le système de gestion de la paie, la Direction de SEGEF est aujourd’hui à même de produire régulièrement, voire à la demande, des tableaux de reporting quotidiens et/ou hebdomadaires, véritables outils de suivi et de pilotage d’activité pour les Directeurs de magasin en regard des objectifs définis. Ces tableaux font ensuite l’objet d’étapes de consolidation, mensuelles puis annuelle, lors de la production du bilan et des résultats du Groupe. Chantal FRAYSSINET conclut : « Au-delà d’un gain de temps indéniable lié à l’automatisation de nos procédures, nous disposons désormais d’informations pertinentes et fiables. Cette interactivité et cette pertinence au niveau de nos données constituent des atouts essentiels dans le cadre d’une meilleure gestion des équipes et de nos activités et surtout du renfort à la vente. ». Notons enfin que le fait d’avoir pu bénéficier d’un accompagnement de proximité, au travers des équipes de CIAG, partenaire expert régional d’ASYS, a largement contribué au bon déroulement et au succès du projet. Alors que le Groupe SEGEF a d’ores et déjà pour projet d’évoluer vers la dernière version Web d’HORSYS, de nouveaux développements sont prévus avec l’intégration d’un intranet groupe et l’apport de nouvelles fonctionnalités comme la gestion de prêt de personnel entre magasins.

Au-delà d’un gain de temps indéniable lié à l’automatisation de nos procédures, nous disposons désormais d’informations pertinentes et fiables. Cette interactivité et cette pertinence au niveau de nos données constituent des atouts essentiels dans le cadre d’une meilleure gestion de nos équipes et de nos activités et surtout du renfort à la vente. »
Chantal FRAYSSINET, Responsable Administrative et des Ressources Humaines chez SEGEF.